DMS

Das Dokumentenmanagement: DMS im Verbund mit einer CAQ-Lösung

Dokumentenmanagement Software und CAQ Lösungen

Eine gute Software im Dokumentenmanagement muss zahlreiche Aufgabenstellungen bewerkstelligen. Es geht um das Erstellen, um das Pflegen, das Lenken und das Archivieren mit einem einzigen System. Dabei wird nicht nur die Überwachung, sondern auch die Steuerung von Dokumenten übernommen.

Eskalationsmanagement - Zugangsüberwachung - Papierlose Dokumentation der Prozesse

Als sinnvolle Varianten kommen das Eskalationsmanagement, die Zugangsüberwachung und unterschiedliche Mechanismen der Projektverfolgung hinzu, selbstverständlich auch komplett papierlos. Daten und Dokumente dauerhaft, dynamisch und denkbar einfach ablegen.

Dokumentenmanagement Software und CAQ Lösungen

Anforderungen im Dokumentenmanagement in Zeiten von Digitalisierung und Industrie 4.0. Folgende Anforderungen sollte eine Software für das Dokumentenmanagement erfüllen:

  • Die Bearbeitung von Dokumenten mit den üblichen Standardprogrammen
  • die Dokumentation ohne Papier
  • Sie muss element-, normen- und prozessorientiert arbeiten
  • Sowohl die Dokumentenlenkung als auch die Dokumentensteuerung müssen entsprechend den Vorgaben nach ISO
  • gewährleistet sein
  • Sie muss FDA-konform sein, also qualifiziert und validiert
  • Sie muss ein Eskalations- und Erinnungsmanagement enthalten
  • Benötigt wird die integrierte PDF-Erstellung
  • Gebraucht wird die Funktion der elektronischen Unterschrift
  • Die parallele Versionsverwaltung muss enthalten sein
  • Die Vertragshistorie muss lückenlos möglich sein
  • Die Versionsverwaltung muss automatisch erfolgen
  • Volltextsuchfunktion nach einzelnen Dokumenten oder Vorgängen
  • Nutzung der Dokumente über das Web / Portallösungen
  • Zugriff auf die Dokumente erfolgt über die Anwendungsoberflächen und/oder einen Browser
  • Ortsunabhängige Zugriff für die abteilungs- und/oder standortübergreifende Arbeit
  • Historische Dokumentenbestände müssen archivierbar sein

Elektronische Dokumente

Viele Unternehmen verzweifelten in der Vergangenheit an der Dokumentation in Papierform. Das ist heute anders, die Verteilung, Archivierung und die Unterschrift können heute papierlos realisiert werden. Das bietet nicht nur die Möglichkeit, Platz einzusparen, sondern darüber hinaus komfortable Versionsverwaltungen, Änderungsnachverfolgbarkeit und elektronische Bestätigungen.

Lange vorbei sind die Zeiten, als Änderungen einen großen Aufwand bedeuteten und vollständige Dokumente neu aufgesetzt werden mussten.

Andere Dokumentenarten

Damit ein Unternehmen funktioniert, werden zahlreiche Dokumentenarten benötigt, mit denen die entsprechende Software zurechtkommen muss.

Wir sprechen über Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Projektprotokolle, Wartungspläne, Bedienungs- und Gebrauchsanleitungen, Sicherheitsdatenblätter, Format-Vordrucke, unternehmensinterne Workflows und/oder Qualitätsrichtlinien, Arbeits- und Prüfanweisungen, Verfahrensprüfungen, Vorschriften, Normen, Organisationsstrukturen, Organisationsabläufe, Datenblätter, Controlling-Informationen, Auswertungen, Formulare, Stellenbeschreibungen, Geschäftsberichte, CAD-Zeichnungen, Organigramme und eingescannte Zeichnungen.

Qualitätsrichtlinien - Arbeits- und Prüfanweisungen - Verfahrensanweisungen - Vorschriften - Normen....werden in einer zentralen Dokumentenmanagement Lösung abgebildet

All das muss die geeignete CAQ/MES-Software bearbeiten können. Weitere Anforderungen an die Software für das Dokumentenmanagement.Weitere Anforderungen an das Dokumentenmanagement lassen sich unter folgenden Stichworten zusammenfassen:

  • Nachverfolgbarkeit, Kontrolle und Übersicht
  • Das Arbeiten mit MS Word, Excel und anderen häufig eingesetzten Programmen
  • Die biometrische Zugangskontrolle
  • Ein Workflow-System und Workflow-Steuerung
  • Aktive QM-Inhalt
  • Prozessorientiertes Dokumentenmanagement / DMS

Unverzichtbar: das Job-Management - automatische Prüfung, Einführung und Freigabe

Last but not least muss eine gute Software in der Lage sein, das Job-Management zu übernehmen, das bisher manuell und somit zeitintensiv war. Durch die automatische Prüfung, Einführung und Freigabe werden nicht nur alle Aufgaben verteilt und Termine eingehalten, sondern Dokumentationen, die nicht vollständig oder inzwischen veraltet sind, aus dem Workflow entfernt.

Eine ausgereifte übernimmt außerdem die Projektverfolgung, vergibt Arbeitsaufträge via Mail und ist in der Lage, das Mahnwesen automatisiert zu überwachen.