Änderungswesen

CAQ-Software-Einsatz: Änderungsmanagement

Dokumentation von Änderungen von Prozessen bis hin zu Arbeitsschritten bei Zulieferunternehmen

Veränderungen gehören nicht nur zu jeder Philosophie von Unternehmen (zumindest sollte die Bereitschaft zu Veränderungen vorhanden sein), auch in Prozessen finden – gewollt oder ungewollt – Veränderungen statt. Die Herausforderung liegt darin, diese zu erkennen, zu kontrollieren, zu koordinieren und effizient umzusetzen.

Das beginnt bei der Anpassung von Begleitdokumenten und geht über Umrüstungen von Prozessen bis hin zu relevanten Arbeitsschritten in Zuliefererunternehmen.

Ein durchgängiges Änderungsmanagement beinhaltet:

  • Einen komplett frei zu definierenden Änderungsworkflow
  • Die erfolgreiche Einbindung der betroffenen Abteilungen
  • Ein flexibles und umfassendes definierbares Vorlagenmanagement
  • Änderungsvorgänge, die auf der Grundlage der Verwendung von Vorlagen und einer umfangreichen Wissensbasis fußen
  • Die Verknüpfung von Änderungen mit Artikelgruppen, Artikeln, Prozessen, Prüfplänen, Dokumenten etc. auf modulübergreifender Basis
  • Ein Genehmigungsmanagement, eine Risikoanalyse und eine Wirksamkeitsprüfung
  • Die Erstellung einer frei wählbaren Anzahl von Maßnahmen und Aktionen
  • Die Verbindung von Aktionen mit unterschiedlichen Tätigkeiten wie Audits, FMEAs, Dokumenten, Prüfplänen und mehr
  • Die konsequent durchgeführte und bereichsübergreifende Rückverfolgbarkeit (Traceability)

Änderungsprozesse als Herausforderung

Wohl nirgends ist der Zusammenhang von Ursache und Wirkung so ausgeprägt wie bei Änderungsprozessen. Ändert man den Bereich A - zum Beispiel, indem man Maßnahmen ergreift, um Gewicht einzusparen -, muss man wissen und entsprechend berücksichtigen, dass dies auch Auswirkungen auf andere Bereiche hat.

Gerade bei hochkomplexen Produktionsprozessen fällt es schwer, den Überblick zu behalten bzw. wirklich alle Faktoren zu berücksichtigen. Eine Software ist hier ein hilfreicher und zuverlässiger Begleiter, wenn sie in andere, bereits bestehende Systeme integriert wird.

Kontrolle, Koordination und Kosteneffizienz

Nur wenn Kontrolle, Koordination und Kosteneffizienz gleichermaßen berücksichtigt und in die Änderungen einbezogen werden, kann die Arbeit funktionieren. Die Software soll helfen, dabei an alles zu denken und so Vorteile zu erzielen, die nicht nur wirtschaftlich sind, sondern auch innovativ im Sinne von effizienten Prozessen.
Zudem können Risiken bei Fehlern reduziert werden, die Zuverlässigkeit steigt.

Flexibilität durch ein frei definierbares Management der Vorlagen

Zahlreiche Prozesse gleichen oder ähneln sich, doch die Unterschiede liegen im Detail. Ein Vorlagenmanagement, das frei definierbar ist, gehört daher zwingend zum Änderungsmanagement.

Es berücksichtigt bereits erstellte Abläufe und baut kleine Veränderungen gewissermaßen selbstplanend mit ein. So kann alles, was bisher verwendet wurde – also beispielsweise Risikoanalysen / FMEA, Umfragen oder Recherchen – für neue Aufgabenstellungen neu verwendet und modifiziert werden.

Kam es zum Beispiel in der Vergangenheit zu Änderungen eines Produktes oder auch einer ganzen Produktfamilie und zeigen sich Merkmale, die Übereinstimmungen aufweisen, werde diese automatisch in die neuen Prozesse mit einbezogen.

Ein unschätzbarer Vorteil, der Prozesse optimiert und so zu effizienterem Arbeiten beitragen.