DMS (Dokumenten-Management-System) als Basis für eine erfolgreiche Digitalisierung

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die dazu dient, verschiedene Arten von digitalen Dokumenten wie Text, Bilder, Audio und Video zu verwalten, zu organisieren, zu speichern und zu verteilen. Diese Systeme können auch als "Content Management System" (CMS) bezeichnet werden.

Es gibt verschiedene Arten von DMS:

Web-basiertes DMS, das sich auf einer Website befindet, Desktop-DMS, das auf dem Computer heruntergeladen wird, und Cloud-basiertes DMS, das in der Cloud gehostet wird. Jede DMS-Art hat ihre eigenen Vor- und Nachteile.

Web-basiertes DMS ist bequem, weil es über einen Webbrowser zugänglich ist. Cloud-basierte DMS ist eine gute Option, da es einfach zu verwalten und zu teilen ist.

Welches DMS Sie wählen, hängt von Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget ab. Ein DMS ist eine wertvolle Investition, wenn Sie Daten zuverlässig speichern und organisieren möchten. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Software-System, das für die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten verwendet wird.

Es hilft, Dokumente zu organisieren und zu verwalten, indem es ihre Speicherung und Verteilung automatisiert. Ein DMS kann viele verschiedene Arten von Dokumenten enthalten, einschließlich Text, Audio, Video, Bilder und Präsentationen. Dokumente können in verschiedenen Formaten gespeichert werden, einschließlich PDF, Word, Excel und anderen.

Ein DMS bietet viele Vorteile, von denen die wichtigsten sind:

Eine bessere Kontrolle über Dokumente, eine einfachere Suche nach Dokumenten, eine bessere Zusammenarbeit, eine verbesserte Sicherheit und eine bessere Verwaltung von Dokumenten. Ein DMS ermöglicht es auch, Dokumente zu archivieren, zu ändern und zu teilen, wodurch die Zusammenarbeit und der Datenaustausch erleichtert werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass es einfacher ist, Dokumente zu finden und zu verwalten, was die Produktivität verbessert.

Alles in allem ist ein DMS ein nützliches Werkzeug, das sowohl für Unternehmen als auch für Einzelpersonen hilfreich sein kann. Es kann helfen, Dokumente zu organisieren, zu verwalten und zu teilen, und es kann der Produktivität und der Zusammenarbeit helfen. Es ist ein System, das sich lohnt, in Betracht zu ziehen, wenn man Dokumente effektiv verwalten möchte.

Wir bieten Beratung, Training und Schulungen und begleiten Sie bei der Einführung von DMS (Dokumenten-Management-System)

Dokumentenmanagement (DMS) ist eine Möglichkeit, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen System zu nutzen. Dabei können die Dokumente und Dateien leicht verwaltet, archiviert und organisiert werden, um den Zugriff auf sie zu erleichtern.

Es können neue Dokumente erstellt, bearbeitet und verschoben werden, um sicherzustellen, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind. DMS unterstützt auch die Sicherung der sensiblen Daten und macht es möglich, diese digital zu speichern und jederzeit abrufbar zu machen.

Wir als Partner können Ihnen helfen, ein effektives DMS-System für Ihr Unternehmen zu entwickeln - mit einer ECM-Software oder einer Cloud-basierten Lösung, die es Ihnen ermöglicht, wichtige Dokumente und Dateien sicher und effizient zu verwalten.

Neben der Unterstützung bei der Implementierung können wir Ihnen auch bei der Wartung und dem Support helfen, um sicherzustellen, dass Ihre DMS-Lösung problemlos funktioniert.

Anforderungen im Dokumentenmanagement in Zeiten von Digitalisierung und Industrie 4.0. Folgende Anforderungen sollte eine Software für das Dokumentenmanagement erfüllen:

• Die Bearbeitung von Dokumenten mit den üblichen Standardprogrammen
• die Dokumentation ohne Papier
• Sie muss element-, normen- und prozessorientiert arbeiten
• Sowohl die Dokumentenlenkung als auch die Dokumentensteuerung müssen entsprechend den Vorgaben nach ISO
• gewährleistet sein
• Sie muss FDA-konform sein, also qualifiziert und validiert
• Sie muss ein Eskalations- und Reminder enthalten
• Benötigt wird die integrierte PDF-Erstellung
• Gebraucht wird die Funktion der elektronischen Unterschrift
• Die parallele Versionsverwaltung muss enthalten sein
• Die Vertragshistorie muss lückenlos möglich sein
• Die Versionsverwaltung muss automatisch erfolgen
• Volltextsuchfunktion nach einzelnen Dokumenten oder Vorgängen
• Nutzung der Dokumente über das Web / Portallösungen
• Zugriff auf die Dokumente erfolgt über die Anwendungsoberflächen und/oder einen Browser
• Ortsunabhängige Zugriff für die abteilungs- und/oder standortübergreifende Arbeit
• Historische Dokumentenbestände müssen archivierbar sein

Unsere DMS-Software-Planung und DMS-System-Einführungen bieten Ihnen eine professionelle und fundierte Lösung für die Verwaltung Ihrer Dokumente. Unser Team bietet Ihnen eine umfassende Unterstützung bei der Implementierung Ihres DMS und erstellt maßgeschneiderte Konzepte und Lösungen nach Ihren individuellen Anforderungen.

Wir sind stolz darauf, Ihnen die bestmögliche Software-Lösung zu bieten, um die Verwaltung Ihrer Dokumente zu vereinfachen und zu optimieren.

Unser DMS-System bietet eine Reihe von Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Dokumente schnell und effizient zu verwalten. Mit unserem System können Sie Dokumente hochladen, bearbeiten, speichern und teilen.

Darüber hinaus können Sie mit unserer Software Verzeichnisse erstellen, um verschiedene Arten von Dateien zu organisieren. Unser System unterstützt auch das Versenden von E-Mails an mehrere Empfänger gleichzeitig und bietet Ihnen auch Zugriffskontrollmechanismen für jedes einzelne Dokument.

Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um sicherzustellen, dass unser System in vollem Umfang den Anforderungen entspricht und alle Bedürfnisse erfüllt. Wir helfen Ihnen bei der Integration des Systems in bestehende IT-Infrastrukturen sowie bei der Migration vorhandener Datensätze in unser neues System.

Wir stellen außerdem Support bereit, damit Sie das Beste aus unserem DMS-System herausholen können.